Det har i rasande takt utvecklats nya digitala plattformar, både av traditionell webb-typ (det vi kallar 2D) och plattformar som ger en 3D-upplevelse av att man befinner sig på plats. Det finns även inledande försök med VR (Virtual Reality). Men även om dessa fungerar bra i spel-miljöer har de fortfarande mängder av barnsjukdomar och begränsningar när de riktas mot en bred allmänhet.
Några tips!
Det finns många skillnader mellan fysiska och digitala möten, men mötesarrangörers grundläggande behov är i stora drag ändå desamma (se artikel från mars 2020). Det är därför viktigt att man bygger den nya möteskulturen såväl på den långa erfarenheten av fysiska möten som på vad de nya digitala verktygen kan erbjuda. Samt inte minst att de administrativa verktygen (möteslogistiken) smidigt kan hantera kombinationen av fysiskt och digitalt.
Rent digitalt möte, hybridmöte (digital uppkoppling mot en fysisk plats) eller multisite-möte (digital uppkoppling mellan och mot flera geografiskt spridda möteslokaler). Den grundläggande event-administrationen bör vara densamma även om formaten är olika, så att man både kan agera snabbt och så att onödigt dubbelarbete kan undvikas.
Här och nu – planera och parera!
På kort sikt behöver man kunna planera och parera. Planera för de fysiska möten man fortfarande vill hålla, men också ha möjlighet att parera fortsatta restriktioner med att enbart arbeta på den digitala plattformen. För ett digitalt alternativ kommer hur som helst att efterfrågas som komplement till framtidens fysiska möten.
Flexibilitet och Säkerhet är två avgörande egenskaper för att ett mötesadministrativt system ska vara väl förberett att fungera i den framtida miljö vi idag börjar skönja. Och vara ett tryggt val både på kort och lång sikt.
Flexibilitet
Dagens och framtidens mötessystem behöver:
- nå potentiella deltagare på många olika sätt (mail, sms, sociala medier …)
- bidra med stor nytta för partners/sponsorer/utställare
- hantera olika mötestyper, allt från kursprogram med många små möten till digitala årsstämmor och stora fysiska event med tiotusentals deltagare,
- fungera med olika mötesformer: fysiska, digitala, hybrid, multi-site
- kunna integreras mot olika externa verktyg
- ha flexibla anpassningsmöjligheter som arrangören själv styr över
- erbjuda möjlighet till skräddarsydda anpassningar när det behövs.
Inte minst är den sista punkten viktig i ett snabbt föränderligt landskap där man behöver finna nya mötesformat. Vi på Delegia är bra på detta och vi ser ett kraftigt ökande intresse för lösningar i 3D-miljö.
Våra digitala 3D-platser kan jämföras med fysiska platser för möten och ambitionen på skräddarsytt kan anpassas till behov och plånbok:
Vi levererar gärna ert alldeles egna hus i 3D, kanske ert huvudkontor eller er konferensanläggning. Detta ger verkligt goda möjligheter till tydlig profilering. Som blir tillgänglig över hela världen och inte bara lokalt geografiskt.
Eller så installerar ni er i en färdigbyggd lokal som ni med vår hjälp inreder enligt egna önskemål. Också mycket bra profilering.
Är resurserna mindre, kan ni helt enkelt flytta in i en redan möblerad lokal, men profilera er via utsmyckning och information.
Valet är ert, och oavsett vad ni väljer har ni ett mötesadministrativt system av absolut toppklass som sköter hela möteslogistiken.
Säkerhet
Liksom i en fysisk byggnad, måste man säkerhetsmässigt se om sitt digitala hus. Det finns digitala tjuvar, banditer och fiendesoldater därute!
”Ryssland har avsikt och förmåga att försvaga Sveriges handlingskraft”, skriver Säpo i den årliga rapporten om hotbilden mot Sverige som presenterades den 26 mars förra året. Bara några dagar innan varnade försvarsminister Peter Hultgren för desinformation från Azerbajdzjan, Ryssland och Kina.
Det handlar främst om hackning, virusattacker och falsk information. Vidden av problemet blir uppenbar när svenska företrädare går så långt som att peka ut enskilda länder.
Arrangörer av större evenemang och mötesplatser behöver generellt sett öka vaksamheten. Sårbarheten ökar också när vi i ökande utsträckning går över till digitala möten eller involverar digitala element i våra fysiska arrangemang
Flera av Delegias byråkunder arbetar med högt säkerhetsklassade evenemang. Stora offentliga aktörer, företag och organisationer ställer också allt högre krav på att inga obehöriga kan sabotera evenemangen, komma åt konfidentiell information, eller påverka med falsk information.
Alla systemleverantörer har ju fått anpassa sig till GDPR, men säkerheten är viktig på ett djupare plan än bara enskildas rätt till sin egen information. Arrangerar man stora möten eller längre serier av möten bör man analysera säkerhetsriskerna. Särskilt om man hanterar frågor som det kan finnas intresse för andra att få kunskap om. Eller att påverka för att sprida oro och förvirring. Kanske till och med att utöva utpressning mot deltagare som fångats i ett informellt digitalt möte med uttalanden som rycks lösa från sitt sammanhang. Om den analys man gör visar upp en hotbild, är det viktigt att gräva djupare och också att undersöka vilka alternativ som finns.
Det finns ingen anledning att hålla en onödigt hög säkerhetsnivå, men det är viktigt att ha tillräckligt god underbyggnad, inte minst för system som liksom Delegia täcker hela möteskedjan.
Kontakta oss!
Du är hjärtligt välkommen att kontakta oss på Delegia om du har ett behov av ett nytt mötesformat som bygger på ett flexibelt och säkert administrativt systemstöd.
Eller kanske vill diskutera din nuvarande situation och olika alternativ framåt.
Christer Persson, VD
christer.persson@delegia.se
web.delegia.se
Mer från Delegia – klicka på länkarna:
Stärk varumärket med nya verktyg för digital bolagsstämma!
Bejaka digitala möten – 7 ätt de adderar mervärde
Att mötas när man inte kan mötas – mycket mer än bara video och ljud
