Det finns många skillnader mellan fysiska och digitala möten, men för den som ska arrangera ett möte är de grundläggande behoven i stora drag ändå desamma (se tidigare artikel). Det är därför viktigt att vi bygger framtidens möteskultur på såväl den långa erfarenheten av fysiska möten som vad de nya digitala verktygen kan erbjuda. Samt att våra administrativa verktyg kan hantera detta.
Rent digitala möten och hybridmöten (digital uppkoppling mot en fysisk plats) börjar vi vänja oss vid. Längre digitala möten blir dock tröttande, så vi behöver lägga in många pauser. Det viktiga sociala elementet av ett fysiskt möte saknas också, vilket för mindre och medelstora möten delvis kan mötas med ”break-out rooms” där antalet deltagare är färre.
Multisite-möten kan vara ett bra alternativ till större fysiska event med många tillresta. Med digital uppkoppling mellan och mot flera geografiskt spridda möteslokaler blir resan till den närmast belägna möteslokalen kort och den sociala dimensionen bibehålls i stor utsträckning. Med matchmaking-funktion för säkra videosamtal erbjuds också den personliga direktkontakt som är en viktig nytta av ett mötesdeltagande. Begränsar man antalet deltagare per enskild möteslokal till 50, kan sådana multisite-möten hållas redan under dagens restriktioner.
Planera och parera
På kort sikt behöver vi kunna planera och parera. Planera för de fysiska möten vi fortfarande vill hålla, men också vara beredda att parera en fortsatt nedstängning (eller annan störning) med att då snabbt flytta mötet till någon digital mötesform. Den grundläggande event-administrationen bör vara densamma även om formaten är olika, så att vi både kan agera snabbt och undvika onödigt dubbelarbete.
Flexibilitet och Säkerhet är två avgörande egenskaper för att ett mötesadministrativt system ska vara väl förberett att fungera såväl i den framtida miljö vi idag börjar skönja, som på kort sikt för planering med möjlighet till snabb parering.
Flexibilitet
Dagens och framtidens mötessystem behöver:
- nå potentiella deltagare på många olika sätt (mail, sms, sociala medier …)
- hantera olika mötestyper, allt från kursprogram med många små möten till digitala årsstämmor och stora fysiska event med tiotusentals deltagare,
- fungera med olika mötesformer: fysiska, digitala, hybrid, multi-site
- kunna integreras mot olika externa verktyg
- ha flexibla anpassningsmöjligheter som arrangören själv styr över
- erbjuda möjlighet till skräddarsydda anpassningar när det behövs.
Inte minst är den sista punkten viktig i ett snabbt föränderligt landskap där man behöver finna nya mötesformat. Vi på Delegia är bra på detta. Några exempel på anpassningar av systemet som vi gjort för våra kunder:
- Utbildningskatalog automatuppdaterad på hemsida
- Närvaroregistrering och -rapportering för volontärorganisation
- Bordsplacering i Stockholms Konserthus – över 1000 besökare med 6 olika persontyper
- Blixtsnabb anpassning för viktiga aktiviteter under Corona-restriktioner
- Integrationer mot affärs- och CRM-system
Säkerhet
”Ryssland har avsikt och förmåga att försvaga Sveriges handlingskraft”, skriver Säpo i den årliga rapporten om hotbilden mot Sverige som presenterades den 26 mars. Bara några dagar innan varnade försvarsminister Peter Hultgren för desinformation från Azerbajdzjan, Ryssland och Kina.
Det handlar bland annat om hackning, virusattacker och påverkan genom falsk information. Vidden av problemet blir uppenbar när svenska företrädare går så långt som att peka ut enskilda länder. Till cyber-krigföringen ska också läggas en allt mer sofistikerad cyber-kriminalitet.
(En kostnadsfri uppdatering om dessa hot avhålls digitalt den 16 juni kl 13.30-13.55 där Microsoft är värd och representanter från Polisen och Regeringskansliet deltar.)
Möten och event är en kanal som en inkräktare kan påverka genom, och den som arrangerar större evenemang och mötesplatser behöver generellt sett öka vaksamheten. Sårbarheten ökar också när vi i ökande utsträckning går över till digitala möten eller involverar digitala element i våra fysiska arrangemang.
Flera av Delegias byråkunder arbetar med högt säkerhetsklassade evenemang. Stora offentliga aktörer, företag och organisationer ställer också allt högre krav på att inga obehöriga kan sabotera evenemangen, komma åt konfidentiell information, eller påverka med falsk information.
Alla systemleverantörer har ju fått anpassa sig till GDPR, men säkerheten är alltså viktig på ett djupare plan än bara enskildas rätt till sin egen information. Arrangerar man stora möten eller längre serier av möten bör man analysera säkerhetsriskerna. Särskilt om man hanterar frågor som det kan finnas intresse för andra att få kunskap om. Eller att påverka för att sprida oro och förvirring. Kanske till och med att utöva utpressning mot deltagare som fångats i ett informellt digitalt möte med uttalanden som rycks lösa från sitt sammanhang. Om den analys man gör visar upp en hotbild, är det viktigt att gräva djupare och också att undersöka vilka alternativ som finns.
Det finns ingen anledning att hålla en onödigt hög säkerhetsnivå, men det är viktigt att ha tillräckligt god underbyggnad, inte minst för system som liksom Delegia täcker hela möteskedjan.
Kontakta oss!
Du är hjärtligt välkommen att kontakta oss på Delegia om du har ett behov av ett flexibelt och säkert administrativt systemstöd eller hjälp i denna volatila tid. Eller kanske vill diskutera din nuvarande situation
Christer Persson, VD
christer.persson@delegia.se
web.delegia.se
