– Vi har hjälpt kunder spara miljonbelopp när de flyttat in till oss, säger Ida Tengman, försäljningschef hos kontor- och konferensaktören 7A.
En seglivad myt. Så beskriver Ida Tengman uppfattningen om att kontorshotell ger högre kostnader för företagen än klassiska egna kontor där man tar hand om allt själv.
– Det är verkligen en myt som inte stämmer alls. Möjligen om man är ett företag med 3000 anställda och driftar en egen fastighet själva, men har du 200 anställda och gör din upphandling ordentligt blir det sällan dyrare utan snarare tvärtom, säger hon och konstaterar att frågan ofta dyker upp när företag hör av sig till 7A:
– I de allra flesta fall, ja. Om man bara tittar på prislappen mellan en kallhyra på egen lokal och en offert från ett kontorshotell kan det se billigare ut med egna lokaler. Men det är som att jämföra äpplen med päron eftersom man inte tänkt på de övriga kostnaderna. I vår ”all inclusive-lösning” är de redan inbakade.
Räknar annorlunda
Hur blir det då billigare med kontorshotell? Tengman pekar på att ett förändrat sätt att räkna på hyreskostnaden ger ett annat utfall – och lyfter flexibilitet som en viktig faktor:
– Det man ska räkna på är vad den effektiva kontorsytan kostar per person utifrån minsta möjliga yta för de faktiska behov man har nu, men också för kommande månader.
– I osäkra tider kan det vara tufft att sitta fast i långa avtal med kontorsytor som man inte använder fullt ut. Det kostar mycket pengar.
Hon rekommenderar också att uträkningen bör innehålla alla kostnader man själv får bära i egna lokaler:
– En sådan enkel sak som kostnaden för sophantering som är jättedyrt, sedan ska det upphandlas städbolag, betalas el och värme. När man väl sammanställt alla ”tråkiga” kostnader och jämför så blir oftast kontorshotell billigare.
”Blir en konkurrensfördel”
En annan viktig pusselbit som följer med kontorshotellen är möjligheten att nyttja sammanträdesrum, lounger och sociala ytor vid behov. Hos 7A får företagen dessutom personalaktiviteter som exempelvis frukost, yoga, träning och andra aktiviteter inkluderat för sina anställda.
– Det blir en konkurrensfördel i kampen om att attrahera den bästa personalen. De bästa medarbetarna som söker jobb har höga krav på sin upplevelse av kontoret och arbetsmiljön
Tengman konstaterar att när 7A får chansen att presentera sitt upplägg för kunderna blir det en ”aha”-upplevelse för många.
– När vi väl sitter ner tillsammans med kunden och gör den här uträkningen är det vanligt att de säger: ”Men det här har vi inte tänkt på”. Många har inte det här tänket än, men vi upplever att företagen efter den här våren har fått upp ögonen för att deras kontor är en stor kostnad och vill bli utmanade med nya lösningar.
Dags att byta kontorslokaler? Läs mer om flexibla kontor hos 7A här
Tengmans tips till företag som letar lokaler
1. Se över behoven
– Vilka är de faktiska behoven nu, men också framåt. Hur många brukar vara inne på kontoret samtidigt? Intervjua gärna er personal för en bättre uppfattning.
2. Gör hemläxan
– Gör uträkningen med samtliga kostnader som tillkommer med egna lokaler. Ta även hjälp av rådgivare som kan branschen och utmanar ert sätt att tänka.
3. Titta på avtalstiderna
– Har ni råd att sitta fem år i en lokal i tiderna som råder? Är svaret nej måste man våga titta på flexibla lösningar.
FAKTA: 7A
-Grundat 2006 av Fredrik Hultman och Bo Fuglsang, duon leder fortfarande företaget.
-Erbjuder flexibla kontorslösningar, lounge samt lokaler för konferens och event.
-Namnet kommer från företagets första kontorshotell på Strandvägen 7A.
-Posthuset är företagets fjärde anläggning. Sedan tidigare finns 7A på Strandvägen, Odenplan och Centralen.
