Needo söker Business Administrator i Stockholm – start omgående
Rekryteringsbolaget Needo letar just nu efter en erfaren Business Administrator till ett expansivt bolag i centrala Stockholm. Tjänsten är ett vikariat på ett år med omedelbar start, och placerar dig nära ledningsgruppen med ansvar som spänner över projektkoordinering, ledningsstöd, kommunikation och intern struktur.
Varför rollen är intressant för Executive Assistants
För dig som arbetar som Executive Assistant, VD-assistent eller ledningsassistent erbjuder den här rollen ett naturligt nästa steg. Du får kombinera klassiskt ledningsstöd med mer affärsnära uppgifter och ökat inflytande i den operativa och strategiska agendan.
- Arbeta tätt med ledningsgrupp: koordinera, dokumentera och säkerställa uppföljning.
- Fördjupa projektkompetensen: driva aktiviteter och samordna tvärfunktionellt.
- Stärka intern kommunikation: ägarskap för intranät och informationsflöden.
- Höja kvaliteten i beslutsunderlag: skapa skarpa presentationer och rapporter.
Om rollen: nyckelansvar och arbetsuppgifter
- Koordinera ledningsgruppsmöten, inklusive agenda, dokumentation och uppföljning.
- Stödja och driva interna projekt enligt plan med tydliga milstolpar.
- Förvalta och uppdatera intranätet för korrekt, aktuell och tillgänglig information.
- Producera presentationer och beslutsunderlag (exempelvis i PowerPoint).
- Sköta centrala administrativa processer: dokumenthantering, rapportering, mötesplanering och intern kommunikation.
- Agera nav mellan funktioner så att rätt information når rätt mottagare i rätt tid.
Vem du är: erfarenhet och egenskaper
- 6–8 års relevant erfarenhet, gärna som Business Administrator, Executive Assistant, projektkoordinator eller liknande.
- Akademisk examen inom exempelvis ekonomi, administration eller motsvarande.
- Mycket god kommunikativ förmåga i tal och skrift samt vana att skapa tydliga presentationer.
- Exceptionell struktur, noggrannhet och detaljfokus.
- Initiativkraft och självständighet med förmåga att driva arbete framåt.
- Prestigelös lagspelare som hjälper till där det behövs.
Villkor och erbjudande
- Start: Omgående.
- Omfattning: Vikariat, ett år.
- Plats: Stockholm City.
- Erbjudande: Central och varierad roll med insyn i det strategiska arbetet, möjlighet att påverka interna processer, engagerat team, högt tempo och konkurrenskraftiga förmåner.
Executiveeffects analys: trenden bakom rollen
Vi ser en tydlig trend där erfarna assistenter tar steg in i Business Administrator-roller med större ansvar för projekt, governance och intern kommunikation. Kombinationen av ledningsstöd och affärsnära koordinering efterfrågas allt oftare i snabbväxande organisationer. Att kunna äga informationsflöden via intranät, skapa beslutsdugliga underlag och hålla ihop leveranser över funktionsgränser blir en strategisk nyckelkompetens för moderna ledningsstöd.
Så maxar du din ansökan
- Lyft ledningsnära erfarenhet: ge exempel på hur du satt agendor, följt upp beslut och skapat tempo mellan möten.
- Visa projektmognad: bifoga korta case enligt STAR-metoden som visar hur du drev aktiviteter i mål.
- Bifoga en presentation: visa din nivå i PowerPoint med ett anonymiserat beslutsunderlag.
- Beskriv intranät-/systemvana: nämn plattformar (t.ex. SharePoint, Confluence) och hur du strukturiserat innehåll.
- Betona kommunikation: tydliga exempel på hur du säkrat rätt information till rätt målgrupp i rätt tid.
Intresserad?
Tjänsten rekryteras av Needo och avser ett vikariat med start omgående i Stockholm City. För dig som vill ta steget från Executive Assistant/VD-assistent till en bredare Business Administrator-roll med direkt ledningspåverkan är timingen utmärkt. Förbered din ansökan enligt tipsen ovan och sök snarast – rollen förväntas väcka stort intresse.
Nyheter, expertråd och fler lediga jobb nära ledningen hittar du alltid hos Executiveeffect.
