På bilden: Eric Stark. Foto: Andreas Paulsson.Möt Eric Stark, nämndsekreterare i Mölndals Stad på kultur och fritidsförvaltningen.
– Jag jobbade tidigare som nämndsekreterare i Marks Kommun och pendlade då en och en halv timme till jobbet. Så för mig blev det helt klart smidigare att få gå över och arbeta i Mölndals Stad istället. Mitt enda krav var att få ta med mig min lön, vilket jag fick, berättar Eric.
Gillar snabba puckar
Eric och förvaltningschefen hade samma idé på hur de ville att samarbetet skulle se ut.
– Vi hade samma idé om hur arbetet och utvecklingen generellt skulle se ut kring en arbetsplats. Vi båda gillar att jobba med snabba puckar, verksamhetsutveckling och ingen gillar att sitta still. Dessutom tycker ingen av oss att man måste göra som man alltid har gjort. Det kändes som att vi hittade varandra i det. Sen är det viktigt att i sitt arbete hitta sina ankare som bromsar en lite och får en att tänka till. Då gäller det att säkerställa kvalitén och att alla är med på tåget.
Nämndsekreterare, registrator och dataskyddsombud
Eric har i sin rollbeskrivning tre grunduppdrag, vilket är nämndsekreterare, registrator och dataskyddsombud. Att hoppa mellan flera roller kan vara krävande och det gäller att vara strukturerad.
– Jag lägger inte upp mitt arbete på något speciellt sätt, eftersom verksamhetens inspel kan se olika ut från dag till dag. De flesta kommer bara förbi och knackar på dörren och säger ungefär; ”hej, jag vill ha den här handlingen” samtidigt som jag kan få en dataskyddsfråga på mejl, säger Eric och fortsätter:
– Rollen som nämndsekreterare är däremot lite mer cyklisk, där vi var fjortonde dag har möten som det ska förberedas olika saker till, vid fasta tidpunkter med tydliga deadlines.
Sitter i olika nätverk
Eric berättar att han utöver sitt dagliga arbete sitter med i olika nätverk där han träffar liknande kollegor i staden.
– För mig är det framförallt verksamhetsutvecklande men det är också för att hålla mig uppdaterad och ha en god omvärldsbevakning.
Det är minst sagt en bred tjänst som Eric sitter på och det är en utmaning.
– Det är utmanande att få allting att hålla ihop men det är också det som gör tjänsten så intressant. Det kan verkligen vara högt och lågt.
”Jag tror att vi går mot att bli mer renodlade experter”
Om Eric får sia om framtiden för chefsassistenter tror han att rollen går mot att vi blir experter.
– Jag tror att vi går mot att bli mer renodlade experter. Ibland kan mina tre hattar som nämndsekreterare, registrator och dataskyddsombud motsäga varandra, säger Eric och fortsätter:
– Det blir då svårt att prioritera vems intresse som är viktigast. I ett sådant läge hade det varit lättare att de var tre olika personer som diskuterade fram sin ståndpunkt. Istället blir det att jag sitter och resonerar med mig själv och får internkompromissa.
Flera specialistuppdrag i samma tjänst
Det var länge sedan rollen som chefsassistent enbart gick ut på att svara i telefonen och gå igenom chefens kalender.
– Rollen som chefsassistent är en specialistroll idag, där det finns krav på högskoleutbildning. Som det ser ut idag försöker man köra in flera specialistuppdrag i samma tjänst, säger Eric och fortsätter:
– Jag tror vi kommer se mer av centralstyrning och centralisering samt renodlade arbetsuppgifter. Detta för att det ska bli mer kvalité och för att spara pengar.
”Jag är inte en assistent som bara kokar kaffe”
Det är viktigt att Erics chef ser honom som en jämlike.
– Jag vill vara en jämlike i min chefs ögon. Det gör att jag kan hjälpa dem i deras problem. Jag är inte en assistent som bara kokar kaffe och öppnar dörren, säger Eric och fortsätter:
– Det måste också finnas utrymme för mig att kunna provtänka tillsammans med min chef. Det vill säga vara möjligt för mig att med min chef kunna diskutera känsliga frågor i en miljö där det är högt i tak. Det ska vara underförstått att det är mellan våra fyra ögon. Det är en otroligt viktig egenskap. Inte så mycket hysch hysch. Inte oss emellan i alla fall.
Eric blev den ofrivilliga teknikern
I och med corona nu så är det mycket i vår verksamhet som vi har fått göra om. Hösten 2020 har verkligen varit projektens höst berättar Eric.
– Vi arbetar med att skapa en ny dokumenthanteringsplan, ny delegationsordning och vi ska förtydliga vår organisation kring GDPR. Dessutom har vi fått ett nytt diarie- och ärendehanteringssystem samt ett nytt system för synpunkter och mycket, mycket mer. Jag har på allt detta blivit den ofrivilliga teknikern som har fått utbilda alla i hur man använder teams. Det har helt enkelt varit ett galen tid, säger Eric och fortsätter:
– Jag har sagt till min chef att nu pausar vi med att starta nya projekt. Nu ska vi bara landa. Lite arbetsro hade varit gött, säger Eric och skrattar.
Träna på att komma med förslag
Som ny i rollen får du inte vara rädd för att komma med förslag menar Eric.
– Du ska inte vara rädd för att komma med förslag till sin chef. Det kanske man inte tänker när man är i början av sin karriär att dina förslag är viktiga. Det är ofta vi chefsassistenter tar fram förslag och inte sällan blir det som assistenten föreslår, med undantag från små justeringar och sådär. Det ligger därför mycket makt i rollen, säger Eric och fortsätter:
– Som assistent måste du tidigt börja träna på att bli duktig på att komma med förslag. Det är den egenskapen som jag tror chefer verkligen uppskattar. Målet är att chefen ska känna att hen inte ens behöver tänka.
”Jag fick räkna på ett bra tag”
Att vara föreningsaktiv är en bra skola berättar Eric.
– Jag skulle också vilja tipsa om att vara föreningsaktiva i så många föreningar som du bara kan. Var även valberedare då du i rollen som chefsassistent ofta hjälper till vid rekryteringar och sådana delar. Så se till att lära dig sådana processer.
Eric själv har suttit som förtroendevald i rekordmånga föreningar.
– Det var vid ett tillfälle när jag satt i studentkåren så skulle vi ställa oss på en rad utifrån hur många förtroendevalda år man hade i ryggsäcken. Där uppdragen kunde räknas parallellt om man har flera samtidigt. Jag fick räkna på ett bra tag, säger Eric med ett skratt och fortsätter:
– Allt detta har jag haft en otrolig nytta av som chefsassistent. Du lär dig mötesformalia, voteringar, byråkratiska formuleringar och sådär. Att bli proffs i mötesrummet och på demokratiska processer kommer du ha sjukt bra användning av.
Stick ut från mängden
Att plocka fram unika skills är ett annat tips som Eric har.
– Språk eller andra unika skills är otroliga ess att ha i rockärmen. Själv pratar jag till exempel flytande franska då jag har bott i Frankrike, vilket jag har fått användning av vid olika tillfällen i min karriär. Det gör att jag sticker ut från mängden. Jag rekommenderar alla att läsa språk. Eller hitta någon annan expertis som gör att du sticker ut från mängden.
